L’analyse de la valeur : réduire les coûts tout en améliorant la qualité
L’analyse de la valeur d’un projet est un processus fondamental pour plusieurs raisons. Premièrement, elle aide à éviter la mise en œuvre de fonctionnalités superflues qui ne sont pas ou peu utilisées, pouvant conduire à un surcoût du projet, un rejet de la part des utilisateurs ou des difficultés d’adoption de l’outil.
En redéfinissant et en clarifiant les rôles de chaque partie prenante, l’analyse de la valeur favorise l’augmentation de la satisfaction des besoins tout en diminuant le coût du produit.
Cette analyse est donc le rapport entre la fonctionnalité du produit et son coût.
L’importance de cette analyse ne se limite pas à un domaine spécifique, car d’autres secteurs, tels que la gestion des projets informatiques, pourraient bénéficier de sa structure méthodologique.
Il est crucial que tous les participants du projet assument leurs responsabilités.
Chaque projet étant unique, il n’y a pas de solution universelle.
Cependant, l’analyse de la valeur fait partie d’une stratégie globale qui peut aider à minimiser les risques d’échec d’un projet.
Même si la gouvernance de projet a tendance à vouloir démarrer et mettre en œuvre des projets rapidement et à moindre coût, il est essentiel de laisser le temps aux opérationnels de comprendre les projets qu’ils doivent gérer.
Il n’est pas nécessaire de bouleverser l’organisation existante, l’analyse de la valeur peut s’adapter à la structure actuelle.
Quels avantages pour la gestion de projet ?
Parmi les avantages de l’application de l’analyse de la valeur aux projets, on peut citer :
- L’accomplissement d’économies significatives
- L’optimisation des ressources
- L’amélioration de la qualité
- La maximisation de la valeur globale pour toutes les parties prenantes concernées
En conséquence, cela contribue à la réussite et à la rentabilité du projet tout en répondant aux besoins et aux attentes des parties prenantes.
Comment appliquer l’analyse de la valeur à la gestion de projet ?
L’analyse de la valeur est une méthodologie systématique qui vise à améliorer l’efficacité et le rapport coût-efficacité des produits, des services ou des processus en examinant leurs fonctions.
En gestion de projet, elle peut être utilisée pour maximiser la valeur du projet en livrant un produit/service conforme aux besoins des utilisateurs.
Voici comment l’appliquer:
1) Formaliser un business case
Le business case est un document essentiel utilisé pour évaluer la faisabilité d’un projet ou d’une initiative commercial.
Voici quelques raisons importantes de formaliser ce document :
- Il permet une évaluation globale du projet en prenant en compte les aspects financiers, opérationnels, stratégiques et de gestion des risques
- Il fournit une justification claire du besoin du projet et des avantages attendus
- Il permet aussi d’évaluer si le projet contribue à la réalisation objectifs stratégique, des priorités et des valeurs de l’entreprise
- Il fournit une structure pour analyser la valeur du projet
- Il facilite l’identification des fonctions essentielles, l’évaluation des coûts associés et la comparaison des différentes options
- Il permet de prendre des décisions éclairées sur la manière de maximiser la valeur
- Il permet de définir les objectifs et finalité du projet et le ROI associé
Les entreprises peuvent ainsi prendre des décisions plus éclairées, mobiliser les ressources nécessaires et s’assurer que le projet est aligné sur les objectifs stratégiques.
Cela contribue à une meilleure gestion de projets et à une utilisation plus efficace des ressources, en maximisant les chances de succès et les avantages obtenus.
2) Remettre les utilisateurs au centre
Remettre les utilisateurs au cœur du processus de définition du besoin afin d’identifier et de recenser les faux besoins des utilisateurs qui peuvent constituer jusqu’à 90% des besoins exprimés.
Cela contribue de manière significative à l’analyse de la valeur en apportant une compréhension approfondie de leurs besoins, de leurs préférences et de leurs attentes permettant ainsi d’éliminer les éléments superflus et de se concentrer sur ce qui a une réelle valeur pour les utilisateurs :
- En comprenant leurs attentes et leurs critères de satisfaction, on peut évaluer les avantages tangibles, tels que les performances, la qualité et l’efficacité
- En gardant les utilisateurs au centre tout au long des étapes de gestion du projet, il est possible de surveiller en permanence la valeur générée. Les retours des utilisateurs permettent d’évaluer l’impact réel des décisions prises et d’apporter des ajustements en tenant compte de l’évolution des besoins et des attentes des utilisateurs
- En intégrant les utilisateurs dans l’analyse de la valeur, on s’assure que le projet est réellement centré sur leurs besoins et leurs attentes. Cela conduit à des solutions plus pertinentes, plus satisfaisantes et plus rentables, tout en renforçant l’adoption et la satisfaction des utilisateurs finaux
3) Effectuer un cahier des charges
Travailler sur un cahier des charges fonctionnel issu de l’analyse de la valeur en constituant un groupe de travail qui sera constitué d’une dizaine de personnes (un chef de projet MOA, un chef de projet MOE, ainsi qu’un consultant en analyse de la valeur entouré d’utilisateurs appartenant aux directions métiers concernées).
Il aura pour objectif l’analyse de la valeur, non seulement pour exprimer les besoins des utilisateurs, mais également les analyser afin que les services rendus par le produit livré soient optimaux.
Il existe de nos jours de nombreuses méthodologies (cycle en V, CMMI, Prince2, …) permettant de cadrer un projet et d’assurer son pilotage.
4) Identifier les fonctions et évaluer les coûts en début de projet
L’analyse de la valeur commence par l’identification des fonctions essentielles du produit, du service ou du projet.
Les fonctions sont les actions ou les caractéristiques qui sont nécessaires pour répondre aux besoins des utilisateurs ou des clients.
Une fois les fonctions identifiées, on évalue les coûts associés à chaque fonction.
Cela comprend les coûts de conception, de production, d’exploitation, de maintenance, ainsi que les coûts liés à la durée de vie du produit ou du projet.
5) Évaluer la valeur tout au long du projet et l’améliorer
La valeur est évaluée en comparant les avantages fournis par chaque fonction aux coûts associés.
On examine les avantages tangibles, tels que :
- Les performances
- La qualité
- La durabilité
Et les avantages intangibles, tels que la satisfaction du client ou l’impact sur l’image de marque.
L’analyse de la valeur encourage la génération d’idées d’amélioration pour augmenter la valeur du produit ou du projet.
Cela peut inclure des suggestions de réduction des coûts, d’amélioration des performances, de simplification des processus ou d’utilisation de nouvelles technologies.
6) Évaluer et sélectionner les idées d’améliorations
Après avoir généré des idées d’amélioration, on évalue et sélectionne les meilleures options en termes de valeur ajoutée.
Cela implique de considérer à la fois les avantages et les coûts associés à chaque option et de choisir celles qui offrent le meilleur équilibre entre la valeur et les ressources nécessaires.
Une fois les options sélectionnées, on passe à la mise en œuvre des améliorations proposées.
Cela peut impliquer des ajustements de conception, des modifications des processus de production, des changements dans la chaîne d’approvisionnement ou d’autres actions visant à améliorer la valeur.
Conclusion
L’analyse de la valeur n’est pas un événement ponctuel, mais un processus itératif qui peut être appliqué à différentes phases d’un projet, de la conception initiale à la production en série. Elle favorise l’innovation, l’efficacité et la réduction des coûts tout en maintenant ou en améliorant la satisfaction du client et la qualité globale.
En analysant et formalisant de façon rigoureuse le besoin des utilisateurs en amont, nous aurons un produit qui sera développé et livré avec les services attendus. Voilà ce que promet une bonne analyse de la valeur.
